会議のほとんどは時間の無駄 . . . さっさと決めて実行すれば多くの会議は不要
大企業から中堅、中小企業、ベンチャーまで多数を支援してきましたので、多くの会議に出席させていただきました。いつも痛感することは、会議のほとんどは時間の無駄ということです。少し考えただけでも、
- 会議をしても決まらないので、何度も会議をする
- 発言しない人がほとんど。つまらないので、内職をしたり、ぼやっと待っている
- 会議の発言と発言の間で間が空く
- 発言の整理がうまくできないので、水掛け論になったり、後に戻ったりする
- 会議で決めても後で実行されないので、何のための会議がわからない
- 会議では情報共有がほとんどで、必ずしも集まる必要がなかった
などですね。私はいつも大変にいらいらしますが、その会議のトップはそういうものだと思っているせいか、のんびりされていることが本当に多く見られます。1秒1秒の時間コストの概念がどうもないようです。
大企業になればなるほど、この傾向は強いですが、中小企業やベンチャーでも、時間コストの概念がないのかと思わざるをえないひどい状況はよくあります。
さっさと決めて実行すれば、多くの会議が不要になります。会議は企業の競争力を削ぐ間違った方法論ではないかとすら思っています。日本企業のホワイトカラーの生産性が先進国中でも低位にあるのは、会議の多さ、会議での決めなさにあると理解しています。もちろん残業が多いこともですね。
できると言われている部長ほど日中は7つも8つも会議が入っていて、しかもそこでの発言の回数は数回、結果として積み残した仕事を毎日23時、24時くらいまでかかってこなしている、という姿をよく見ます。
会議を全面的に棚卸しする
どのようなサイズの会社でも、今実施されているすべての会議をリストアップして、その会議が本当に必要なのか、必要だとしたら、今の半分の時間でできないのか、半分の出席人数でできないのか、検討すべきと思います。
参加者一人ひとりの発言回数と発言内容も表にすると、いかに一部の人だけが圧倒的に発言し、残りの一部の人が若干発言し、後は発言がゼロ、という偏りが改めて認識されるでしょう。ある程度わかっていることですが、そうやって明示されると、何かおかしい、この会議はこのままやっていていいのか、もっと違う意思決定の方法があるのではないかというアイデアが多数出てくると思います。
さらに、会議をやらないとしたら、どのくらい業務スピードが上がるのかという比較検討をすると、びっくりする結果が出るでしょう。会社の商品開発や事業提携などのプロセスが2倍は速くなります。商品開発や事業提携など、一つひとつの承認会議、A会議・B会議などにはしっかりとした理由があるのですが、大局的に見ると、その遅さ、長さのために絶好のビジネスチャンスを失ったりしていることがよくわかります。
また、一人あたりの福利厚生を含む人件費から会議の総コストを出して参加者全員に告知します。会議はその場で発生費用を払わないため無料のような誤解を生じますが、本当はその時間に顧客をあと3社開拓できた、本当はその時間に消費者インタビューできた、本当はその時間に何か大切な他のことができたと考えれば、いかにもったいないかがよりはっきり見えてきます。
意思決定のしかたを変え、スピードアップを図る
本当にその商品開発会議にこの7部門が出席する必要があるのでしょうか。毎週30人も参加する必要があるのでしょうか。
そもそもその商品開発会議は必要なのでしょうか。5人くらいのプロジェクトチームに任せて適宜、進捗確認をしてはだめなのでしょうか。
このように、会議の見直しは、その会社の意思決定のしかたそのものの見直しになります。ビル・ゲイツがマイクロソフトを創業した際、一人あるいはウォズニックと二人ですべて決めていました。アップルのスティーブ・ジョブスも、アマゾンのジェフ・ベゾスも、テスラのイーロン・マスクも皆同じです。日本の大企業も、創業初期は当然そうだったと思います。
取締役会、経営会議など一定の会議は当然必要です。ただ、これ以外の会議の大多数が徐々に増え、肥大化し、本当は実施すべきかどうか、今の形で実施すべきかどうか、疑問を持ち対策を打つ必要があります。
会議のスリム化が図れたら、6ヶ月に一度は同じ徹底さで全会議をレビューします。いったん減らしても、何かと言えばすぐに増えてしまうからです。常にやり続ける、これが会議の生産性向上には不可欠です。
最後に、こういった活動が総務部主導で行われたりするようですが、社長室、経営改革部など、社長に直結した部署で問答無用に実施する方が効果的です。トップダウンでの判断がどうしても必要だからです。
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