こちらの連載では、『最少の時間で最大の成果を上げる最速のリーダー』の内容から、残業削減や生産性の向上のための具体的なポイントを、全6回にわたってご紹介します。今回は、残業ゼロを実現するために必要な9つの実行ステップのうち、ステップ5からステップ9まで。
※ステップ１からステップ4までは「【第2回】経営者必見！３か月で残業ゼロを実現する９つのステップ 前編」の記事をごらんください。
ステップ5：3ヶ月、残業代の減額分を残業削減報償金としてフルに出す
残業ゼロ宣言後の1ヶ月は残業を半減、次の2ヶ月はさらに半減、3ヶ月目はゼロにしていきますが、そこまでは残業ゼロ宣言前3ヶ月間の平均残業代からの減額分を残業削減報償金として全額支払います。 こうすることによって、社員は残業ゼロに真剣に取り組みます。
4ヶ月目から6ヶ月目までに関しては、残業削減報償金を半額支払い、残りの半額分は、貢献度給によって補うことで、社員には残業を減らすメリットを提供しつつ、残業時間からの切り替えを進めていきます。貢献度給は四半期ごとに評価し支払うのがよいと思います。
7ヶ月目以降は、残業削減報償金を廃止し、基本給+貢献度給とします。貢献度給は、貢献度によっては従来の残業代よりも高額になるでしょう。頑張ったら頑張っただけ報酬が増える、残業代よりも増える、ということで、ようやく生産性向上、付加価値向上に本気で取り組むようになると思います。
どうやったら余計な書類をつくらずにすむのか、どうやったら会議をダラダラやらず、 短時間でさっさと決定できるのか、どうやったら部下を本気で育てて有能な分身をつくれ るのかという課題に、みんな初めて取り組むようになります。 こうなったときの日本人の組織は強いと思います。無数の創意工夫が始まります。
ステップ6：一人ひとりの貢献度の評価方法を確定し、四半期目標に合意する
貢献度給をねらい通りのものにするには、いくつかのステップが必要です。
まず、部長と部の課長、社員との間で、貢献度評価方法への合意形成を行います。社員 の貢献度評価方法に関して、部長は課長にヒアリングをして準備しますが、基本は自身で課長、社員の貢献度評価方法を立案します。当然ながら、部長は部全員の業務について熟知する必要があります。この役割を各課長に任せると、それぞれの課によって評価の差が出て、不公平感が生まれるもとになります。
貢献度評価方法への合意は、次のステップで進めます。
1 部長は課長の貢献度評価方法を立案
2 部長は課長にヒアリングをして社員の貢献度評価方法を立案
3 部の全員の貢献度評価方法を人事部門に提案
4 すべての部長からの提案を部長間で共有
5 部長は、その内容を見て必要があれば人事部門に再度提案
6 すべての部長が参加する部長会議で議論し、決定
7 その結果を経営会議に提案し、一次決定
8 その内容を部長から課長、社員一人ひとりに説明し、合意形成
9 どうしても見直しが必要な場合は、経営会議に再度提案、修正、最終決定
10 最終決定内容を部長から該当の部下に説明し、合意形成
要は、部長主導で、課長、社員の一人ひとりが納得できる貢献度評価方法をつくるということです。 部長が課長、社員一人ひとりと向き合い、貢献度評価方法にも、四半期目標にも合意をした上で進めること、週次、月次で進捗を確認し、課題を解決し、助言することです。これ一つとっても、従来の上司・部下の関係とは大きく違ってきます。
ステップ7：事業部・部門ごとの貢献度級の総額を確定する
次に、事業部・部門ごとの貢献度給の総額を確定する必要があります。これは永遠の課題で一番難しいところです。
開発部門は自分たちの貢献が一番だといい、営業部門は自分たちが頑張って売らなければ会社には 円も入らないといい、経理部門は自分たちがきちんと仕事をしなければ会社はすぐ資金ショートを起こしてつぶれるといい、みんな、自己正当化をして言い張るだけになります。
事業部がいくつかある場合は、どれだけ利益を上げたかで総額を決めればよさそうですが、それも一概によいとは言えません。将来の急成長を見越して今は投資フェーズにある 場合もありますし、高収益でも前任者の頑張りで高収益体質になっただけかもしれません。 この点はきりがありませんし、厳密に答えを出せることでもありません。考え方はいろいろあり、一つの数字だけで判断できるものではないのです。
したがって、当面は基本給総額の比率で決定します。ただし、残業ゼロが完全定着し、貢献度評価への信頼感が十分高まった時点では、貢献度の大きい事業部・部門への配分を大きくすることも考慮することが望ましいと思います。全社での貢献度給の総額ですが、当面は過去 年間の平均残業総額が妥当ではないで しょうか。
あくまで、人件費削減が目的ではなく生産性・付加価値向上の取り組みなので、人件費を維持したまま、より大きな成果を達成できれば、それでよしとすべきです。
ステップ8：残業ゼロ実現以降、四半期ごとに貢献度給を支払う
残業ゼロ宣言後の4ヶ月目から貢献度給を支払います。4～6ヶ月目の3ヶ月間は宣言前3ヶ月間の平均残業代の半額を残業削減報償金として支払い、半額分相当を貢献度給と して7ヶ月目の給与支払い時に支払います。前者は固定額、後者は貢献度次第です。
7ヶ月目以降は、残業削減報償金をなくし、100%貢献度給とし、四半期ごとの評価に基づき翌月の給与支払い時に支払います。残業ゼロ宣言後、次の段階をへて貢献度給に移行することになります。
・はじめの3ヶ月間は前の残業代との差額を補填
・次の3ヶ月間は前の残業代の半額を支払い、貢献度給の半分を支払う
・それ以降は、残業代の補填がなくなり、貢献度給のみの支払いとなる
手取額でいえば、3ヶ月に1度の貢献度給によって上下します。
ステップ9：残業ゼロが競争力向上に貢献しているか、半年ごとに評価する
残業ゼロを完全実施した後、さらに生産性・付加価値向上に取り組んでいるのか、社員全員が高い意識で取り組んでいるのかを「残業ゼロ促進・生産性・付加価値向上チーム」 が半年ごとに評価し、経営者、事業部長、部門長に報告します。
具体的には、次の通りです。
・残業ゼロが維持できているのか、隠れ残業がないか?
・業務改善、生産性向上の努力が不断に行われているか?
・付加価値向上にも取り組めているか? ・人によってのばらつきが大きすぎないか?
・社員間に何らかの溝、断絶が起きていないか?(勝ち組、負け組など)
・事業部内・間、部門内・間でベストプラクティス共有が進んでいるか?
・残業ゼロの結果、生産性・付加価値が大きく向上しているか?
・残業ゼロの結果、競争力が大きく向上しているか?
・残業ゼロの結果、これまで採用できなかった優秀な人材を採用できたか?
・残業ゼロの結果、社員の家族・パートナーとの関係がどう変化したか?
・残業ゼロの結果、社員の自分の成長への努力が大きく増えたか?
結果を事業部内、事業部間、部門内、部門間、全社で比較し、必要な施策を打っていきます。
『最少の時間で最大の成果を上げる 最速のリーダー』好評発売中！
▼本書の内容を全6回にわたってご紹介します。
第1回「経営者必見！３か月で残業ゼロを実現する９つのステップ – 前編 –」
第2回「経営者必見！３か月で残業ゼロを実現する９つのステップ – 後編 –」
第3回「「残業ゼロ」は女性や外国人社員を雇うヒントにも」
第4回「ダイナミックですばやく動けるチームとは？ 残業ゼロ時代に活躍できる組織づくり」
第5回「まずは部下より自分が変わる！残業ゼロで成果をあげるリーダーの仕事術」
関連セミナー情報
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