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【第1回】仕事のスピードアップを叶える、全体像の描き方とは?ー『速さは全てを解決する』より

【第1回】仕事のスピードアップを叶える、全体像の描き方とは?ー『速さは全てを解決する』より

テクノロジーの発展に伴い、ビジネスパーソンを取り巻く環境も大きく変わってきている昨今。今まで以上に、仕事のスピードアップが生き残りの鍵となっていきます。

仕事のスピードアップは、生産性だけではなく、仕事の質を高めることにも繋がります。そして、仕事のスピードは工夫次第で、無限に速くすることができるのです。

しかし、実際のところ、仕事の遅さや非効率を感じていながらも、何が効果的な改善策なのかわからず、手をつけられていない人も多いのではないでしょうか。

累計27万部を超える『ゼロ秒思考』シリーズ第2弾の速さは全てを解決するでは、仕事をスピードアップと、膨大な仕事量を可能にするための具体的なノウハウを詳しくご紹介しています。

マッキンゼーで14年間活躍し、その後も数多くの企業の経営改革、経営支援をを行いながら、年間50回を超える講演・ワークショップをこなしている赤羽雄二が、自身の経験をもとに辿り着いた仕事術です。

そこで、こちらの連載では、『速さは全てを解決する』の第2章、第4章にフォーカスして、仕事のスピードをあげるための原則や今すぐ使えるノウハウなど、より実践的な内容をお届けします。全15回更新予定です。

毎日の情報収集のポイントや、メールの素早い返しかた、会議を効率的に進める方法など、より実践的な内容にしぼってご紹介していきますので、ぜひ今日から実践していただき、日々の仕事に役立ててください。

初回のテーマは、スピードを上げるための8原則のひとつ、「全体像を描く」です。

まずは、全体像を描く

スピードを上げるためには、まずその仕事の全体像を理解する必要があります。全体像とは、最終成果が何で、それを出すためにどういう要素があって、どういうステップと段取りを踏んで成果につなげるのか、どこから手をつけると最も効果的なのか、そういったこと全てを言います。

全体像が見えれば、どの部分が大事で、どの部分はそれほどでもないかがわかります。どこが絶対に押さえるツボなのか、どこが危ない橋なのかが見えてきます。そうすれば、必要以上に丁寧な仕事をして、本当はそこまで大事ではないところに延々と時間をかけたり、あとでやるべきなのに最初に時間をかけすぎるなどの無駄がなくなるのです。リスクを測りつつ、思い切ってスピードを上げていくこともできます。上司も安心するし、経験の少ないチームメンバーも全体像を理解したうえで個々のタスクに取り組んでくれるでしょう。

たとえば企画書をつくるのであれば、誰に対しての何ページの企画書なのか、企画書の目的が何なのか、全体構成はどうなのか、目次はどうなるのか、各ページにどういった内容を書くのか、その中にはどういった細目を準備すべきなのか、全体像がわかると、各部にかけるべき時間や細かさがわかります。

自分が最終責任者であれば、自分で全体像を考え、バランスを取りながら仕上げていきます。第三者の意見が貴重なので、部下や同僚の意見もできるだけ参考にしましょう。上司がいる場合は、自分で全体像を考え、上司にぶれがないことを確認して見定めてから、実際の作業にはいります。

この「上司への確認」が何より大事で、ぶれがないことを確認しても、途中で気が変わる上司がいます。正しく理解できていないのに安易に「わかった。それでやってくれ」という上司もいます。そういう上司に限って、あとで「何をやっているんだ?」と詰問したり、「そんなつもりじゃなかった。お前は何もわかっていないな。」と平気ではしごを外したりするのです。とんでもないことですが、ほとんどの上司がこのレベルでしょう。会社全体で見たら、上司への教育が他のどれと比べても重要なのはまさにこれが理由なのです。

現実問題としては、会社勤めをしていると、十中八九、頼りない上司、信用するとやや危ない上司と仕事をすることになりますので、こまめに確認することが大切です(これは、皆さん自身もそう部下に思われていることが多いので要注意。つまり、「上司が部下に対してどのように指示をして最高の結果を出すようにすべきか」というノウハウが、日本企業にはほとんどありません)。

口頭での確認は危険です。記憶は曖昧で、必ず自分の都合のよいように記憶がずれていってしまうからです。「絶対こうだ、こう言った」と思っても、かなりの確度で不正確になります。記憶とはそういうものなのに、「絶対間違いない。こう言った。こう合意した。」と言い張る人、特に上司が多いので、どれほど注意しても注意しすぎることはありません。必ず上記の全体像を描いてそれを上司に渡し、できるだけ齟齬のないように説明します。短時間でいいので、途中で何度も確認します。そうしたほうが互いに安心でき、 上司からの信用度も上がっていきます。

速さは全てを解決するー『ゼロ秒思考』の仕事術 』好評発売中!

▼本書の内容を全15回にわたってご紹介します。
第1回「全体像の描き方
第2回「好循環のつくりかた
第3回「仕事を前倒しするメリット
第4回「効果的な情報収集
第5回「Googleアラートの活用法
第6回「相談相手の選び方
第7回「進んで講演・発表をする
第8回「英語学習法
第9回「書類・資料の作成法