この連載は『速さは全てを解決する』の内容より、仕事のスピードアップのための心得や、生産性や仕事の質もあげるため、今すぐ使える具体的な仕事術をご紹介していくものです。第3回のテーマは、スピードを上げるための8つの原則より「前倒しをする」です。

前倒しをする

仕事を速く進めるうえで重要な点は、できることは全部前倒しすることです。「全部前倒し」というのは、先のことでもできることはなるべく全部早めにやっておくということです。早めにやるほうが精神的には楽で余裕があるので、落ち着いて広い視点から取り組むことができます。また、心に余裕があるので頭もよく働きます。

いつもぎりぎり一杯で仕事をしている人は、前倒しなど思いもよらないでしょう。しかし「ぎりぎり」だと、目先のことにあくせくし、先手を打つこともできず、想定がはずれたときに挽回のチャンスもなく、好循環など起こりようもありません。人の協力も得にくく、ストレスが強くなり、体も心も疲れ果ててきます。

そういう状況からどうやって前倒しできるようになるか、ポイントを挙げてみます。

◎仕事の全体像をまず押さえる
◎無駄な仕事、不要不急の仕事を切る。他の人に頼める仕事は依頼して切り離してしまう
◎自分でなければできない仕事に集中して、それだけをまず片付ける
◎余裕が生まれ次第、少しずつ前倒しに取り組む
◎3~6か月を目処に、仕事全体の段取りを大きく変える

「ぎりぎり」の人は仕事の全体像を押さえていないことが多いです。精神的な余裕がなく、自分には理解できないと思い込んでいることもあります。

そこからまず変える必要があります。わからなければ、上司、先輩に遠慮なく聞くことです。 「お前、そんなことも知らなかったのか。知らずにやっていたのか」とあきれられることもあるでしょう。ただ、「聞くは一時の恥、聞かぬは一生の恥」というやつです。

次に、無駄な仕事、不要不急の仕事を整理する必要があります。全体像が見えると、この判断がやりやすくなります。先輩に相談して優先順位をつけてもらうことも大切です。わかっている人から見ると「どうしてこんなことをやっているのか」「それはいらないのになあ」「もっといいやり方があるのになあ」と思っていても、面倒だったり嫌がられることを心配したりして、教えてくれないことのほうが多いものです。会社によっては無駄なくノウハウを伝授するところもあるかもしれませんが、そういうところは希です。

そのうえで、自分でなければできない仕事に集中しましょう。そこではいろいろな工夫ができるはずで、最初のうちは先輩、同僚に相談して「なるほど！」と思ったことは全部やってみます。会社・上司・先輩によっては、「このやり方でやっておけばいいから」 という冷たい視線もあるかもしれませんが、そういったことを一々気にしていたら、一生、人に使われるだけになります。

こういう努力を繰り返していると、どういう人でもスキルが上がっていきます。仕事のスピードも上がります。そうやって余裕が生まれ次第、少しずつ前倒しできるようになるのです。前倒しできると好循環が始まるので、もっと楽に前倒しできるようになります。

「その日にやらなくてよいことはやらない」という哲学を持ち、実践している人もいるとは思いますが、成長したい人には私はあまりお勧めしていません。「その日にやらなくてよいことはやらない」というのは一見合理的なようでいて、「仕事は給料をもらうため、生活のため」という発想があるのではないでしょうか。それも当然ありですが、それだとなかなか前倒しができず、結局仕事のスピードも上がっていかない、ということを心配しています。賢く考えて仕事をしているようでじつはそうではない、ということが十分にあり得るからです。

「全部前倒し」というのは、終電まで仕事をするとか、徹夜する、という意味ではまったくありません。夜は勉強会やセミナーに行くので、それまでにできることを全部やっておくとか、それだけのことです。私のお勧めは、「できることは全部前倒しする」 です。今日できることは全部やっておく。緊急でないものでも今日できることはやっておく。長時間労働の勧めではなく、自分として許容できる限られた時間内での姿勢のことです。そうすれば、何より気分的に楽になります。自分に自信が生まれます。気分がポジティブになり、実力も出やすくなります。さらに、前倒しを前提にしておけば、「あ、しまった！」ということもほとんどなくなります。タスクを忘れていたとしても、まだ十分時間に余裕があるからです。

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▼本書の内容を全15回にわたってご紹介します。
第1回「全体像の描き方」
第2回「好循環のつくりかた」
第3回「仕事を前倒しするメリット」
第4回「効果的な情報収集」
第5回「Googleアラートの活用法」
第6回「相談相手の選び方」
第7回「進んで講演・発表をする」
第8回「英語学習法」
第9回「書類・資料の作成法」

 
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